Print / Fax / E-Mail
Der elektronische Versand von Dokumenten hängt von den Anforderungen bei der Gestaltung von Dokumenten-Prozessen ab. Diese richten sich nach den Unternehmensvorgaben und sind Spiegelbild praktischer Abläufe. Wenn also in der geschäftlichen Kommunikation mit Kunden der Einzelversand von Belegen und Dokumenten per Fax oder E-Mail in der täglichen Praxis schon üblich ist, dann ist der Weg zu einem regelbasierten elektronischen Versand ohne manuelle Einwirkung nachvollziehbar unproblematisch in seiner Aktivierung.
Anders verhält es sich mit Dokumenten, die bisher in Papierform transportiert wurden oder die es aus Mangel an Funktionalität in der führenden Software noch gar nicht gab. Ein typisches Beispiel sind handgeschriebene oder mit MS-Office-Produkten erstellte Listen, die nach Bedarf erzeugt, vervollständigt und gepflegt werden. Eine andere Anwendung entsteht durch den Ersatz einer Durchschlagskopie gegen eine elektronische Variante.
In dieser Situation bieten die auf FormScape basierten Lösungen der prilos AG eine weitgehende Automation des wechselnden Versandes über ein Regelwerk.
Die prilos AG sorgt in diesem Fall für eine neue Qualität in der Organisation der Dokumenten-Prozesse. Vormals reine Druckausgaben können nun wahlweise einen Prozess anzustoßen, der ein Dokument per Fax oder E-Mail versendet und erst bei Nichtvorhandensein einer der beiden Kommunikationswege den Weg über den Drucker nimmt.
Der intelligente Mix aller Versandformen mit Blick auf die betrieblichen Erfordernisse macht aus einer technischen Funktion ein gestalterisches Werkzeug im Interesse der Unternehmensprozesse.
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