PDF-Verarbeitung
Die klassische Vorstellung einer Vorlage im Bereich der Dokumente dreht sich um die Begriffe Formular und Kleingedrucktes.
Ein Formular kann als Leerformular bei Ihnen zu einem personalisierten Schreiben hinzugefügt werden oder ist „Unterlage” für das Beimischen von variablen Daten, die in die Formularfelder eingepasst werden. In jedem Fall ist es ein statisches Dokument, das fertig gestaltet in Ihrem Unternehmen vorgehalten wird. Hier bieten die Lösungen der prilos AG hochflexible Logiken an, dass zum Erstellungszeitpunkt eines Dokumentes eine abhängige Vorlage als PDF-Dokument hinzugefügt wird. Diese Abhängigkeit kann auch dazu führen, dass wechselnde Vorlagen in Abhängigkeit von den angesprochenen Adressaten beigemischt werden.
Die „Unterlage” ist eine feste Formularvorlage, deren Eingabefelder auf die personalisierten Einträge warten. Dies können natürlich ebenfalls Formulare im PDF-Format sein. Der Vorteil der Wahl von PDF als ein standardisiertes Formularformat ist die Sicherheit, dass – wie oft üblich – ein durch Marketing und Geschäftsführung bestätigtes Layout ohne Änderung in der verabschiedeten Form genutzt werden kann.
Die Vorlagen als PDF-Files können in einer Datenbank oder einem entsprechenden Vorlagenverzeichnis mit gewünschter Namensgebung abgelegt sein. Ein Unternehmen kann dann an zentraler Stelle die Vorlagen pflegen und erneuern, ohne Beeinträchtigung des Dokumenten-Prozesses, da dieser per Link nur auf den Namen verweist und daher immer die aktuellste Version nutzt.
Das berühmte „Kleingedruckte” ist lediglich eine Abwandlung eines Formulares. Hier sind Texte meist juristisch geprüft und die entsprechenden Schriftstücke beinhalten meist keine Eingabefelder. Sie werden üblicherweise per logischem Entscheid als eine feste Anlage dem Dokument hinzugefügt.
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