Digitale Signatur
Die Erstellung von Geschäftsdokumenten in Papier, das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Aufliefern mit all den Sortier- und Ablageschritten ist ein teurer Prozess, der in mehreren Schritten abläuft und oft mit manuellen Tätigkeiten verbunden ist.
Die Weiterverarbeitung in elektronischer Form zu belassen reduziert die Kosten signifikant und verschlankt die betroffenen Prozesse.
Was bei Schriftverkehr im Zeitalter von E-Mail und PDF noch unproblematisch erscheint und auch auf Grund der geringen Volumengröße weniger erheblich, dass erhält im Rechnungsumfeld eine ganz andere Bedeutung.
Der Gesetzgeber fordert im Falle der elektronischen Rechnungsstellung eine eindeutige Identifizierung des Rechnungsstellers. Sein Beweggrund ist die ordnungsgemäße Behandlung des Vorsteuerabzugs. Um den daraus resultierenden Vorgaben der deutschen Finanzbehörden und dem § 14 III UStG zu entsprechen, sind konkrete Verfahren zugelassen. Im Einzelnen sind dies der Datenaustausch per EDI und die Nutzung der qualifizierten digitalen Signatur.
Geplant war, dass alternativ ab 1. Juli 2011 ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zugelassen wird, das einen belastbaren Prüfpfad zwischen Rechnung und Dienstleistung herstellt.
Diese Erweiterung als Resultat der Umsetzung einer europäischen Richtlinie und im Rahmen des beschlossenen Steuervereinfachungsgesetzes integriert, führte in den Medien zu der irrigen Meinung, die digitale Signatur wäre für den elektronischen Rechnungsversand überflüssig. Das ist falsch!
Zum einen ist das Gesetz ist noch nicht bestätigt und es ist keine rückwirkende Gültigkeit zum 1.7.2011 zu erwarten zum anderen ist das interne Kontroll– und Prüfverfahren nicht genau definiert und könnte im Zuge einer Absicherung zum Teil hohe Zertifizierungskosten verursachen.
Da die qualifizierte digitale Signatur ein international akzeptiertes Verfahren zur Sicherung der Authentizität und Integrität von Dokumenten darstellt, ist der Einsatz dieses Verfahrens nach wie vor empfehlenswert. Sie verbindet verschlüsselte digitale Angaben des Unterzeichners mit eindeutigen Prüfsummen des elektronischen Dokumentes.
Die qualifizierte digitale Signatur ermöglicht, dass ein elektronischer Beleg die gleiche Rechtsgültigkeit besitzt wie ein Papierdokument.
Technologisch verbirgt sich hinter der qualifizierten digitalen Signatur ein kryptographisches Verfahren. Ein persönlicher Schlüssel des Unterzeichners, der von einem Trustcenter vergeben wird, ist in einem sogenannten qualifizierten Zertifikat untergebracht. Dieses Zertifikat stellt einen elektronischen Ausweis des Unterzeichners dar und muss auf eine natürliche Person verweisen. Damit die Forderung nach der Unmöglichkeit des Auslesens und Kopierens des Zertifikates erfüllt wird, ist das Zertifikat in einem Smartcardchip vor Zugriff geschützt.
Wenn ein Dokument signiert werden soll, wird aus dem Inhalt des elektronischen Dokumentes eine Prüfsumme gebildet, auf der Smartcard mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt und als Signaturinhalt der weiteren Verarbeitung, z.B. Versand mit dem Dokument, zur Verfügung gestellt.
Der Versand erfolgt in der Regel per E-Mail. Grundsätzlich ist das elektronische Format des zu signierenden Dokumentes frei wählbar.
Partner der prilos AG sind die secrypt GmbH und die Bundesdruckerei mit ihrem Trustcenter D-Trust
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