Dokumentenaufbereitung mit priConnect archiv
Output Management Systeme (OMS) steuern, kontrollieren und optimieren sämtliche Formen des im Unternehmen erstellten Outputs. Das OMS ist verantwortlich für Inhalt und Design der ausgehenden Geschäftsdokumente und gleichzeitig Kommunikationsdrehscheibe für die Weiter- und Nachverarbeitung.
Die elektronische Ablage gewinnt dabei zunehmend an Bedeutung. Für die Übergabe an ein Archivsystem sind folgende wichtige Aspekte zu berücksichtigen:
- Das Format des zu archivierenden Dokumentes:
bei der Archivierung ist es unerlässlich, dass die Ausgangsdokumente stets so abgelegt werden, wie sie an die Adressaten übermittelt wurden. Nur in dieser Originalansicht ist das Dokument auch „archivwürdig”.
- Die Form der Verschlagwortung:
damit die Dokumente im Archiv auch wiedergefunden werden können, sollten Fehlerquellen durch manuelle Eingriffe vermieden und der Aufwand minimiert werden.
- Die Übergabe sollte in die bestehende Infrastruktur so integriert sein, dass vorhandene Anwendungen nicht tangiert werden.
- Anpassung an wechselnde Archivprodukte bzw. Content Management Systeme
Die Lösung priConnect archiv berücksichtigt alle diese Aspekte und verbindet über FormScape Ihre kaufmännischen Anwendungen mit dem elektronischen Archivsystem.
Die Dokumente werden dabei in „Originalansicht” als Datei im TIFF- oder PDF- oder PDF/A-Format an das Archivsystem übergeben.
Die für die Verschlagwortung, Indexierung und Ablagestrukturierung benötigten Informationen werden automatisch im Druckdatenstrom analysiert und dem Archivsystem bereitgestellt. priConnect archiv wird in die bestehenden Verfahren und Arbeitsabläufe integriert. Außer der Anpassung des Archivsystems sind keine weiteren Änderungen oder Anpassungen an Ihren bestehenden Anwendungssystemen vorzunehmen.
Auch durch Signaturprozesse erzeugte Belege werden inklusive aller zugeordneten Anhänge dem Archivsystem in der gewünschten Form zur Verfügung gestellt.
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